Airbnb-Nachrichten: 18 Vorlagen auf Deutsch und Englisch

„Können wir früher einchecken?“

„Wie kommen wir in die Wohnung?“

„Unser Flug hat Verspätung.“

Viele Nachrichten deiner Gäste drehen sich um ähnliche Fragen. Trotzdem verlangt jede Antwort einen kleinen Moment Aufmerksamkeit: Was wurde bereits besprochen? Was kannst du zusagen? Welche Information braucht der Gast jetzt?

Mit vorbereiteten Texten kannst du diese wiederkehrenden Situationen schneller bearbeiten. Der entscheidende Handgriff bleibt, die passende Vorlage auszuwählen und sie auf die tatsächliche Buchung abzustimmen.

Hier findest du 18 Airbnb-Nachrichtenvorlagen auf Deutsch und Englisch, jeweils mit einem konkreten Anwendungsfall. Du kannst direkt bei der Situation einsteigen, die dich gerade beschäftigt – von der ersten Anfrage bis zum vergessenen Ladegerät nach der Abreise.

Such dir beim Lesen zunächst drei Texte aus, die du regelmäßig brauchst. Wenn du sie anschließend mit deinen echten Angaben speicherst, hast du bereits etwas für deinen nächsten Gästewechsel verbessert.

So machst du aus einer Vorlage deine eigene Nachricht

Alle Texte sind Entwürfe zum Anpassen. Die Angaben in eckigen Klammern ersetzt du durch die tatsächlichen Informationen. Diese Klammern sind keine funktionsfähigen Airbnb-Platzhalter. Wenn Daten automatisch eingefügt werden sollen, musst du die entsprechenden Felder im Nachrichtensystem auswählen und ihre Ausgabe kontrollieren.

Die deutschen Vorlagen sprechen die buchende Person mit „du“ an. Als Gastgeber verwenden sie „ich“. Wenn ihr als Team kommuniziert, kannst du das einheitlich in „wir“ ändern. Schicke normalerweise nur die passende Sprachfassung.

Prüfe vor dem Versand drei Dinge:

1. Die Antwort passt zur Frage. Hat der Gast nach einem Parkplatz gefragt, beginnt deine Nachricht mit der Parkinformation.
2. Die Zusage ist umsetzbar. Eine Rückmeldung bis 18 Uhr setzt voraus, dass du dich bis dahin tatsächlich meldest.
3. Die Nachricht passt zur Unterkunft. Zugangsart, Zeiten und Ansprechpartner dürfen nicht versehentlich aus einem anderen Inserat stammen.

Schreibe Daten international verständlich, etwa „12 October“, und kennzeichne Uhrzeiten bei Bedarf als Ortszeit der Unterkunft. Bei Zugangsinformationen sind Klarheit und Genauigkeit wichtiger als ein besonders origineller Text.

Vor der Buchung muss die Kommunikation laut Airbnb über die Plattform laufen. Auch später ist der Buchungsverlauf ein sinnvoller Ort für wichtige Absprachen. Ein zusätzlicher Messenger kann nach der Buchung auf Wunsch des Gastes genutzt werden; er sollte keine Voraussetzung für deine Betreuung sein. Quelle: Airbnb – Kommunikation außerhalb der Plattform

Vor der Buchung und nach der Bestätigung

1. Eine konkrete Frage zur Unterkunft beantworten

Einsatz: Ein Interessent fragt beispielsweise nach Parkplatz, Treppen, Arbeitsplatz oder Schlafmöglichkeiten.

Deutsch

Hallo [Vorname], danke für deine Frage. Zu [Thema]: [konkrete Antwort mit der relevanten Eigenschaft]. Bitte berücksichtige dabei [tatsächliche Einschränkung, falls vorhanden]. Wenn dazu noch etwas offen ist, schreib mir gern hier. Viele Grüße, [Gastgebername]

English

Hi [first name], thanks for your question. Regarding [topic]: [specific answer with the relevant details]. Please keep in mind that [actual limitation, if any]. If you have any other questions about this, feel free to message me here. Best wishes, [host name]

Eine hilfreiche Antwort wäre zum Beispiel: „Der Stellplatz ist deiner Wohnung fest zugeordnet.“ Oder: „Es gibt öffentliche Parkplätze in der Straße; einen freien Platz kann ich nicht garantieren.“ Verwende die zutreffende Aussage und entferne unbenötigte Platzhalter vollständig.

2. Eine Information prüfen, bevor du etwas zusagst

Einsatz: Vor einer bestätigten Buchung fehlt dir eine verlässliche Antwort zu einem angefragten Detail.

Deutsch

Hallo [Vorname], ich prüfe gerade [konkreter Punkt], damit ich dir dazu eine verlässliche Antwort geben kann. Du erhältst bis [Datum und Uhrzeit] eine Rückmeldung von mir. Eine Buchung ist mit dieser Nachricht noch nicht bestätigt.

English

Hi [first name], I’m checking [specific detail] so I can give you an accurate answer. I’ll get back to you by [date and time]. This message does not confirm a reservation.

Nutze diese Vorlage nur, wenn tatsächlich noch keine bestätigte Buchung besteht. Bei einer förmlichen Buchungsanfrage bleibt die Entscheidung in Airbnb erforderlich: Die Plattform nennt dafür 24 Stunden. Eine Zwischenmeldung im Chat erledigt diese Aufgabe nicht. Quelle: Airbnb – Antwortrate und Antwortzeit

3. Eine bestätigte Buchung persönlich begrüßen

Einsatz: Der Aufenthalt ist in Airbnb bestätigt. Diese Nachricht kann nach sorgfältiger Einrichtung automatisch versendet werden.

Deutsch

Hallo [Vorname], schön, dass du deinen Aufenthalt in [Unterkunft] gebucht hast! Ich freue mich, dich vom [Anreise] bis [Abreise] zu begrüßen. Der Check-in ist ab [Uhrzeit] möglich. Die genaue Anleitung für Anreise und Zugang erhältst du [verlässlicher Versandzeitpunkt] hier über Airbnb. Wenn vorher Fragen auftauchen, schreib mir gern.

English

Hi [first name], thank you for booking [property name]! I look forward to welcoming you from [arrival date] to [departure date]. Check-in is available from [time]. I’ll send the detailed arrival and access instructions here on Airbnb [reliable delivery time]. If you have any questions before then, feel free to message me.

Bei einer kurzfristigen Buchung müssen die Anreiseinformationen rechtzeitig nachkommen. Passe „zwei Tage vor Anreise“ an, wenn der Gast schon heute anreist. Beantworte außerdem jede bereits gestellte Frage, bevor du einen allgemeinen Begrüßungstext versendest.

Anreise und Check-in vorbereiten

4. Die bevorstehende Anreise übersichtlich vorbereiten

Einsatz: Einige Tage vor Anreise, sobald die Planung für den Gast relevant wird.

Deutsch

Hallo [Vorname], bald beginnt dein Aufenthalt in [Unterkunft]. Hier die wichtigsten Angaben für deine Anreise:

Adresse: [vollständige Adresse]
Check-in: [Zeitfenster, Ortszeit]
Eingang und Parken: [kurze, eindeutige Beschreibung]

Die Zugangsanleitung erhältst du [Versandzeitpunkt beziehungsweise bereits vorhandener Fundort]. Falls deine ungefähre Ankunftszeit inzwischen feststeht, teile sie mir bitte mit. Ich wünsche dir eine gute Reise!

English

Hi [first name], your stay at [property name] is coming up soon. Here are the main details for your arrival:

Address: [full address]
Check-in: [time window, local time]
Entrance and parking: [short, clear description]

Your access instructions will be available [delivery time or existing location]. If you now know your approximate arrival time, please let me know. Have a good journey!

Wenn die Ankunftszeit bereits im Verlauf steht, bedanke dich dafür und entferne die erneute Frage. In einer kurzen Vorabnachricht reicht die Orientierung; ausführliche Geräteanleitungen können in der Gästemappe stehen.

5. Den Self-Check-in Schritt für Schritt erklären

Einsatz: Rechtzeitig vor der Ankunft, nachdem Zugang und Anleitung geprüft wurden. Die Vorlage passt zu einem Zugang mit Code; bei einer Schlüsselübergabe brauchst du einen anderen Ablauf.

Deutsch

Hallo [Vorname], so gelangst du in [Unterkunft]:

1. Gehe zu [eindeutig beschriebener Eingang].
2. Du findest [Tastatur oder Schlüsseltresor] bei [genauer Ort].
3. Gib deinen Code [individueller Zugangscode] ein und [erforderlicher nächster Schritt].
4. Die Wohnung befindet sich [Weg bis zur richtigen Tür].

Der Zugang ist ab [Datum und Uhrzeit] freigegeben. Falls etwas nicht funktioniert, melde dich hier oder rufe für Hilfe beim Zugang [betreute Telefonnummer mit Ländervorwahl] an.

English

Hi [first name], here is how to enter [property name]:

1. Go to [clearly identified entrance].
2. Find the [keypad or lockbox] at [exact location].
3. Enter your code [individual access code] and [required next step].
4. The apartment is [directions to the correct door].

Access is available from [date and time]. If anything does not work, message me here or call [staffed access-help number with country code] for assistance.

Ergänze bei einem unübersichtlichen Eingang ein aktuelles Orientierungsfoto. Zugangscodes gehören nur in den passenden privaten Buchungsverlauf. Sorge außerdem für eine nutzbare Möglichkeit zum Eintritt ohne verpflichtende zusätzliche App oder Kontoeröffnung; Airbnb sieht dafür nur begrenzte Ausnahmen vor. Quelle: Airbnb – Zugang ohne zusätzliche Registrierung

6. Einen früheren Check-in zunächst offenlassen

Einsatz: Der Gast fragt nach einer früheren Anreise, die Reinigung und Freigabe sind aber noch nicht gesichert.

Deutsch

Hallo [Vorname], ich prüfe gern, ob ein früherer Check-in möglich ist. Im Moment kann ich ihn noch nicht zusagen, weil die Vorbereitung der Unterkunft zuerst abgeschlossen sein muss. Plane bitte zunächst mit [reguläre Check-in-Zeit]. Bis [realistischer Rückmeldezeitpunkt] gebe ich dir Bescheid, ob es früher klappt.

English

Hi [first name], I’ll be happy to check whether an earlier check-in is possible. I can’t confirm it yet, as the property needs to be fully prepared first. Please plan for the regular check-in time of [time] for now. I’ll let you know by [realistic update time] whether earlier access is available.

Lege dir für die zugesagte Rückmeldung eine Aufgabe an. Wenn frühes Einchecken grundsätzlich ausgeschlossen ist, sage das direkt und entferne die Ankündigung einer Prüfung. Eine Gepäckaufbewahrung erwähnst du nur, wenn sie tatsächlich organisiert ist.

7. Auf eine verspätete Anreise reagieren

Einsatz: Der Gast meldet eine Verspätung. Diese Variante setzt voraus, dass sein Self-Check-in zur neuen Uhrzeit bereits geprüft und möglich ist.

Deutsch

Hallo [Vorname], danke für die Nachricht. Der Self-Check-in funktioniert auch zu deiner neuen Ankunftszeit um [Uhrzeit]; ich habe den Zugang dafür geprüft. Die Anleitung findest du [konkreter Fundort]. Bei einem Problem mit dem Zugang erreichst du [zuständige Person] unter [Telefonnummer]. Ich wünsche dir eine möglichst entspannte Weiterreise.

English

Hi [first name], thanks for letting me know. Self-check-in will also be available at your updated arrival time of [time]; I’ve checked the access arrangements. You can find the instructions [specific location]. If you have trouble getting in, contact [responsible person] on [phone number]. I hope the rest of your journey goes smoothly.

Bei persönlicher Schlüsselübergabe musst du erst eine neue Vereinbarung treffen. Bestätige die verschobene Ankunft erst, wenn jemand erreichbar ist und die Übergabe übernehmen kann. Ein funktionierender Türcode allein beantwortet die Frage nach später Hilfe noch nicht.

Während des Aufenthalts helfen

8. Nach der ersten Nacht kurz nachfragen

Einsatz: Einmal nach der Ankunft, zu einer passenden Tageszeit. Bei einem laufenden Problem antwortest du direkt auf dieses Thema.

Deutsch

Guten Morgen [Vorname], ich hoffe, du bist gut angekommen und hast dich bereits etwas eingelebt. Funktioniert in der Wohnung alles wie erwartet? Falls etwas fehlt oder unklar ist, schreib mir bitte hier, damit ich mich darum kümmern kann. Ich wünsche dir einen schönen Tag in [Ort].

English

Good morning [first name], I hope you arrived comfortably and have had a chance to settle in. Is everything in the apartment working as expected? If anything is missing or unclear, please message me here so I can help. Enjoy your day in [location].

Danach darf Ruhe einkehren. Eine tägliche Nachfrage ist bei einem unkomplizierten Aufenthalt meist unnötig. Bei einer einzigen Übernachtung kann sich diese Nachricht bereits mit der Abreise überschneiden.

9. WLAN-Zugang schnell erklären

Einsatz: Der Gast findet die Zugangsdaten nicht oder ist unsicher, welches Netzwerk richtig ist.

Deutsch

Hallo [Vorname], das WLAN-Netzwerk heißt [Netzwerkname]. Das Passwort lautet [Passwort; Groß- und Kleinschreibung beachten]. Die Angaben findest du auch [Fundort in der Wohnung]. Falls die Verbindung damit nicht klappt, schreib mir bitte, welche Meldung auf deinem Gerät erscheint. Dann kann ich gezielt weiterhelfen.

English

Hi [first name], the Wi-Fi network is [network name]. The password is [password; case-sensitive]. You can also find these details [location in the apartment]. If you still can’t connect, please tell me what message appears on your device so I can help you troubleshoot.

Schicke diese Antwort nicht als vermeintliche Lösung, wenn der Gast bereits einen Netzausfall gemeldet hat. Netzwerkname und Passwort sollten sich bequem kopieren lassen. Für eine Störung brauchst du einen eigenen technischen Ablauf.

10. Eine Beschwerde aufnehmen und den nächsten Schritt nennen

Einsatz: Der Gast meldet einen Mangel, etwa fehlende Handtücher, Verschmutzung oder ein defektes Gerät.

Deutsch

Hallo [Vorname], danke, dass du mich auf [konkretes Problem] aufmerksam machst. Es tut mir leid, dass dies deinen Aufenthalt beeinträchtigt. Ich kümmere mich jetzt um [konkreter nächster Schritt] und melde mich spätestens um [realistische Uhrzeit] mit einem Update. [Eine notwendige Rückfrage, sofern noch Informationen fehlen.]

English

Hi [first name], thank you for telling me about [specific issue]. I’m sorry this is affecting your stay. I’m now arranging [specific next step] and will update you by [realistic time]. [One necessary question if information is still missing.]

Die Rückmeldung ist auch dann fällig, wenn die Lösung länger dauert. Erkläre in diesem Fall den aktuellen Stand. Bitte nur um Angaben, die du tatsächlich brauchst; ein bereits vorhandenes Foto muss der Gast nicht nochmals schicken. Bei einem akuten Sicherheitsproblem hat unmittelbare Hilfe Vorrang vor dieser Standardantwort.

11. Einen Termin für Reparatur oder Nachbesserung abstimmen

Einsatz: Ein Techniker oder eine Reinigungskraft soll während des Aufenthalts in die Unterkunft kommen.

Deutsch

Hallo [Vorname], [Person beziehungsweise Funktion] kann am [Datum] zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit] kommen, um [Aufgabe] zu erledigen. Dafür ist Zugang zu [betroffener Bereich] nötig. Passt dir dieser Termin, und bist du mit dem Zutritt einverstanden? Wenn du nicht da sein wirst, bestätige bitte ausdrücklich, ob der Zugang in deiner Abwesenheit für diese Arbeit erlaubt ist.

English

Hi [first name], [person or role] is available on [date] between [time] and [time] to carry out [task]. They will need access to [relevant area]. Does this time work for you, and do you agree to the visit? If you will be out, please explicitly confirm whether access in your absence is permitted for this work.

Warte auf die Zustimmung und halte den vereinbarten Rahmen ein. Schweigen ist keine Freigabe. Airbnb verlangt grundsätzlich die Erlaubnis der Gäste vor dem Betreten während ihres Aufenthalts; Notfälle sind gesondert ausgenommen. Quelle: Airbnb – Privatsphäre in Unterkünften

12. Eine Lärmmeldung ruhig und konkret ansprechen

Einsatz: Es liegt eine tatsächliche Meldung über störenden Lärm vor. Beschreibe den Sachverhalt ohne Übertreibung.

Deutsch

Hallo [Vorname], mich hat gerade eine Meldung erreicht, dass [konkret gemeldeter Lärm] aus der Unterkunft zu hören ist. Bitte reduziere die Lautstärke jetzt so, dass die Nachbarn nicht gestört werden. Für die Unterkunft gelten die im Inserat genannten Ruhezeiten von [Beginn] bis [Ende]. Falls die Meldung nicht zu deiner Situation passt, gib mir bitte kurz Bescheid, damit ich das klären kann.

English

Hi [first name], I’ve just received a report of [specific reported noise] coming from the property. Please lower the volume now so the neighbours are not disturbed. The quiet hours shown in the listing are [start time] to [end time]. If the report does not match what is happening at your apartment, please let me know so I can look into it.

Erfinde keine Beschwerde, um vorsorglich Druck aufzubauen. Wenn du die Ursache noch nicht zuordnen kannst, frage zuerst nach. Trenne eine Meldung von einer bestätigten Beobachtung und dokumentiere weitere Schritte sachlich.

13. Einen späten Check-out freundlich ablehnen

Einsatz: Der gewünschte spätere Check-out lässt sich tatsächlich nicht einrichten.

Deutsch

Hallo [Vorname], danke für deine Anfrage. Einen späteren Check-out kann ich am [Datum] leider nicht anbieten. Bitte plane deine Abreise daher bis [vereinbarte Uhrzeit]. [Eine konkret verfügbare Alternative, falls vorhanden.] Danke für dein Verständnis.

English

Hi [first name], thanks for asking. Unfortunately, I’m unable to offer a later checkout on [date]. Please plan to leave by the agreed checkout time of [time]. [A specific available alternative, if there is one.] Thank you for understanding.

Eine Alternative kann eine bereits geklärte Gepäckaufbewahrung sein. Wenn es keine gibt, streichst du diesen Satz. Für eine klare Grenze brauchst du weder eine erfundene Anschlussbuchung noch eine lange Rechtfertigung.

14. Den Wunsch nach einer Verlängerung beantworten

Einsatz: Der Gast fragt nach zusätzlichen Nächten, die noch nicht bestätigt sind.

Deutsch

Hallo [Vorname], schön, dass du länger bleiben möchtest. Bitte prüfe die gewünschten zusätzlichen Nächte über deine bestehende Airbnb-Buchung. Dort siehst du die angebotenen Bedingungen und den Preis, bevor du die Änderung abschließt beziehungsweise anfragst. Maßgeblich ist anschließend die Bestätigung in Airbnb. Falls die gewünschte Verlängerung nicht auswählbar ist, nenne mir bitte das neue Abreisedatum, damit ich die Möglichkeiten prüfen kann.

English

Hi [first name], I’m glad you’d like to stay longer. Please check the additional nights through your existing Airbnb reservation. You’ll see the available terms and price before completing or requesting the change. The confirmation in Airbnb will show the updated booking. If you can’t select the extension you want, let me know your preferred departure date so I can check the options.

Wenn die Verlängerung bereits bestätigt ist, bestätige einfach das neue Datum und aktualisiere Reinigung und Zugang. Verweise einen über Airbnb gebuchten Gast für zusätzliche Nächte nicht auf eine Zahlung außerhalb der Plattform. Quelle: Airbnb – Buchungsänderungen und Verlängerungen

Abreise und offene Punkte danach

15. An einen einfachen Check-out erinnern

Einsatz: Am Vortag der Abreise oder zu einem für kurze Aufenthalte passenden Zeitpunkt.

Deutsch

Hallo [Vorname], morgen, am [Datum], endet dein Aufenthalt. Der Check-out ist bis [Uhrzeit] vorgesehen.

Bitte denke an deine persönlichen Sachen, schließe die Fenster und hinterlasse den Schlüssel wie vereinbart [genauer Ort beziehungsweise Rückgabeablauf].

Die bereits hinterlegten Check-out-Hinweise findest du [Fundort]. Wenn etwas beschädigt wurde oder nicht funktioniert, teile es mir bitte mit, damit ich mich darum kümmern kann. Ich wünsche dir eine gute Weiterreise!

English

Hi [first name], your stay ends tomorrow, [date]. Checkout is by [time].

Please remember your belongings, close the windows and return the key as agreed [exact location or return procedure].

You can find the existing checkout instructions [location]. If anything has been damaged or is not working, please let me know so I can take care of it. Have a good onward journey!

Bei einem Zugang ohne Schlüssel ersetzt du den entsprechenden Satz durch deinen tatsächlichen Ablauf. Passe auch das Schließen der Fenster an deine Vorgaben an. Die Nachricht sollte bekannte Schritte in Erinnerung rufen; neue Aufgaben oder Kosten gehören hier nicht hinein.

Airbnb untersagt Gebühren allein dafür, dass bestimmte Reinigungsarbeiten oder Check-out-Aufgaben nicht erledigt wurden. Tatsächliche Schäden und außergewöhnliche Reinigung sind davon zu unterscheiden und benötigen eine gesonderte Prüfung. Quelle: Airbnb – Grundregeln für Gäste

16. Sich bedanken und um ehrliches Feedback bitten

Einsatz: Nach der tatsächlichen Abreise. Bei einem offenen Problem gehst du zuerst auf dessen aktuellen Stand ein.

Deutsch

Hallo [Vorname], danke für deinen Aufenthalt in [Unterkunft]. Ich wünsche dir eine gute Heim- oder Weiterreise. Wenn du deine Erfahrungen auf Airbnb teilen möchtest, freue ich mich über eine ehrliche Bewertung. Deine Rückmeldung hilft anderen Reisenden bei ihrer Entscheidung und mir dabei, die Unterkunft weiterzuentwickeln.

English

Hi [first name], thank you for staying at [property name]. I wish you a safe journey home or on to your next destination. If you’d like to share your experience on Airbnb, I’d appreciate an honest review. Your feedback helps other travellers decide and helps me improve the property.

Lass dem Gast die Entscheidung über Inhalt und Sternezahl. Verknüpfe eine Bewertung nicht mit Rabatt, Erstattung oder einer positiven Gegenbewertung. Airbnb untersagt Druck und Gegenleistungen zur Beeinflussung von Bewertungen. Quelle: Airbnb – Bewertungsrichtlinien

17. Einen möglichen Schaden sachlich klären

Einsatz: Nach der Abreise wurde ein konkreter Schaden entdeckt, dessen Hergang noch unklar ist.

Deutsch

Hallo [Vorname], bei der Kontrolle nach deiner Abreise ist mir [genaue Beschreibung] aufgefallen. Ich habe ein Foto beigefügt, damit du siehst, worum es geht. Weißt du, wie das entstanden ist, oder war der Zustand bereits bei deiner Ankunft vorhanden? Ich möchte den Sachverhalt zuerst nachvollziehen und freue mich über deine Rückmeldung.

English

Hi [first name], during the inspection after your departure, I noticed [precise description]. I’ve attached a photo so you can see what I mean. Do you know how this happened, or was it already like this when you arrived? I’d like to understand the situation first and would appreciate your reply.

Versende die Nachricht mit dem angekündigten Foto und prüfe vorhandene Dokumentation. Die erste Nachfrage klärt den Sachverhalt; sie ersetzt keine fristgebundene Schadenmeldung. Wenn du einen Anspruch verfolgen möchtest, prüfe parallel das passende Airbnb-Verfahren. Bewertungen bleiben davon unabhängig.

18. Einen vergessenen Gegenstand melden

Einsatz: Nach der Reinigung wurde etwas gefunden, das vermutlich dem Gast gehört.

Deutsch

Hallo [Vorname], nach deiner Abreise wurde [Gegenstand] in der Wohnung gefunden. Gehört er dir? Wenn ja, sag mir bitte, ob du ihn abholen möchtest oder eine Rücksendung wünschst. Die mögliche Abwicklung und eventuelle Versandkosten klären wir zuerst gemeinsam, bevor etwas verschickt wird.

English

Hi [first name], [item] was found in the apartment after your departure. Is it yours? If so, please let me know whether you would like to collect it or arrange for it to be returned. We’ll agree on the arrangements and any shipping costs before anything is sent.

Prüfe zunächst die Zuordnung. Veröffentliche keine Fundfotos mit persönlichen Daten. Versprich auch keinen kostenlosen internationalen Versand oder eine unbegrenzte Aufbewahrung, wenn dein Betrieb das nicht anbietet.

Welche Vorlagen kannst du automatisch versenden?

Du musst diese 18 Nachrichten nicht an jeden Gast schicken. Die meisten sind Antworten auf einen konkreten Anlass.

Vorlage	Sinnvolle Verwendung
3: Begrüßung	Nach bestätigter Buchung planbar
4 und 5: Anreise und Zugang	Planbar, wenn Zeiten, Daten und Zugang zuverlässig stimmen
8: Nachfrage	Optional; bei kurzen Aufenthalten oder laufenden Problemen prüfen
15: Check-out	Planbar mit dem aktuellen Abreisedatum
16: Dank	Nach Abreise; bei offenen Problemen persönlich anpassen
Alle übrigen Vorlagen	Passend zum Anlass auswählen und vor dem Versand bearbeiten

Airbnb bietet unter „Nachrichten“ in den Einstellungen schnelle Antworten an. Dort kannst du eigene Texte speichern, Inseraten zuordnen und verfügbare Datenfelder ergänzen. Für Airbnb-Nachrichten gilt derzeit eine Grenze von 4.000 Zeichen. Quelle: Airbnb – Schnelle Antworten erstellen

Für zeitgesteuerten Versand ist zusätzlich eine Planung nötig. Airbnb verwendet dabei die Zeitzone der Unterkunft. Prüfe besonders die Einstellung für Last-minute-Buchungen und kurze Aufenthalte: Nachrichten können sonst übersprungen werden. In der Nachrichtenübersicht einer Buchung kannst du geplante Texte kontrollieren, verändern oder auslassen. Quelle: Airbnb – Geplante schnelle Antworten

Prüfe drei typische Buchungen

Gehe den Ablauf für eine normale Wochenbuchung, eine Buchung am Anreisetag und einen Aufenthalt von nur einer Nacht durch. Du brauchst dafür keine echte Testreservierung. Kontrolliere die Einstellungen und, sobald passende Buchungen vorhanden sind, ihre Nachrichtenübersichten.

Kommt die Zugangsanleitung rechtzeitig? Treffen Begrüßung und Check-out-Hinweis unmittelbar hintereinander ein? Wird eine Änderung des Abreisedatums berücksichtigt? Versendet zusätzlich eine Verwaltungssoftware denselben Text?

Lege für jede Mitteilung einen verantwortlichen Versandweg fest. Bei mehreren Unterkünften helfen eindeutige Vorlagennamen wie „Wohnung A – Anreise – EN“. Beschwerden, Erstattungsfragen und unklare Änderungen bleiben bei einer Person, die die Situation beurteilen und handeln kann.

So bleibt deine Kommunikation persönlich

Persönlichkeit entsteht häufig durch einen passenden Satz. Wenn ein Gast seine verspätete Landung erklärt hat, nimm darauf Bezug. Wenn die Parkfrage geklärt ist, frage sie nicht erneut ab. Wenn ein Problem besteht, benenne es ausdrücklich.

Lies deine wichtigsten Texte einmal auf dem Handy. Stehen Uhrzeit und Zugang dort, wo du sie selbst schnell finden würdest? Kann jemand ohne Ortskenntnis der Beschreibung folgen? Könntest du einen Absatz streichen, ohne eine notwendige Information zu verlieren?

Wenn du KI zum Überarbeiten oder Übersetzen nutzt, arbeite mit anonymisierten Beispielen und Platzhaltern. Prüfe anschließend besonders Daten, Uhrzeiten, Verneinungen und Zusagen. Aus „früherer Check-in eventuell möglich“ darf in der englischen Fassung keine Bestätigung werden.

Nimm dir jetzt die Vorlage vor, die zu deiner häufigsten Gästefrage passt. Ergänze deine echten Angaben, lies sie laut und speichere sie. Schon bei der nächsten entsprechenden Nachricht hast du eine brauchbare Grundlage – und mehr Aufmerksamkeit für den Teil, der an diesem Gast und seiner Reise besonders ist.

Häufige Fragen zu Airbnb-Nachrichtenvorlagen

Soll ich Deutsch und Englisch zusammen versenden?

In der Regel reicht eine passende Sprachfassung. Ein zweisprachiger Text wird schnell unnötig lang. Wähle die Sprache, in der ihr kommuniziert, und halte Zahlen, Zeiten sowie Zugangsschritte eindeutig.

Werden die Platzhalter aus diesem Artikel automatisch ausgefüllt?

Nein. Die eckigen Klammern markieren Angaben, die du ersetzen musst. Für automatische Daten nutzt du die entsprechenden Funktionen in Airbnb oder deiner Verwaltungssoftware. Prüfe die tatsächlich erzeugte Nachricht vor dem Einsatz.

Wie viele automatische Nachrichten braucht ein Aufenthalt?

So viele, wie für einen verständlichen Ablauf notwendig sind. Begrüßung, Anreise und Abreise sind ein möglicher Anfang. Weitere Mitteilungen hängen von Aufenthaltsdauer, Zugang und Situation ab. Die 18 Vorlagen sind eine Auswahl für verschiedene Fälle.

Muss ich auf jede Nachricht sofort reagieren?

Organisiere deine Erreichbarkeit nach dem Bedarf. Ein Problem beim Eintritt braucht schnelle Hilfe; eine allgemeine Ausflugsfrage ist anders einzuordnen. Die 24-Stunden-Vorgabe für neue Anfragen ist kein geeigneter Maßstab für einen Gast, der vor einer verschlossenen Tür steht.

Darf ich eine schlechte Bewertung durch eine Erstattung verhindern?

Eine berechtigte Erstattung und die Bewertung sind getrennte Vorgänge. Biete keine Zahlung oder Vergünstigung als Gegenleistung für eine bestimmte Bewertung oder deren Unterlassen an. Löse den Sachverhalt und lass dem Gast eine unabhängige Rückmeldung.