Wer erhält die Plattformauszahlung, wer bezahlt die Reinigung und welcher Betrag ist anschließend noch zwischen Eigentümer und Verwaltung auszugleichen? Bei mehreren Buchungen, Reparaturen und bereits erfolgten Überweisungen lässt sich das nicht mehr zuverlässig aus einem einzigen Prozentsatz ablesen.
Mit dieser kostenlosen Abrechnungshilfe erfasst du die Buchungen einer Unterkunft, die tatsächlichen Plattformabzüge, Reinigungskosten und zusätzliche Auslagen. Du legst fest, wer welche Auszahlungen erhalten und welche Kosten bezahlt hat. Das Tool berechnet die Verwaltungsvergütung, den wirtschaftlichen Restbetrag des Eigentümers und den noch offenen Ausgleich zwischen beiden Seiten.
Die Auswertung kannst du drucken, über den Druckdialog als PDF speichern oder als CSV für ein Tabellenprogramm herunterladen. Eine separate Planungsdatei ermöglicht das spätere Weiterbearbeiten im Tool. Die Abrechnungshilfe erstellt keine steuerliche Rechnung und löst keine Zahlungen aus.
Eigentümerabrechnung für Ferienwohnungen
Erfasse Buchungen, Reinigung, Auslagen und Zahlungswege. Berechne den Restbetrag für den Eigentümer und den noch offenen Ausgleich zwischen Eigentümer und Verwaltung.
Eingaben geändert. Bitte vor Drucken oder Ergebnisexport erneut berechnen.
Für PDF öffnet sich die Berichtansicht mit dem Druckdialog. Dort „Als PDF speichern“ beziehungsweise die PDF-Option des Geräts wählen. CSV ist für Tabellenprogramme, JSON zum Wiederladen in dieses Tool.
Warum Restbetrag und Auszahlung unterschiedliche Zahlen sind
Eine Ferienwohnung kann nach Plattformgebühren, Reinigung und Verwaltung einen bestimmten Betrag erwirtschaftet haben. Daraus folgt nicht automatisch, dass genau dieser Betrag noch an den Eigentümer überwiesen werden muss.
Wenn die Plattform bereits direkt an den Eigentümer auszahlt, hat er das Geld möglicherweise schon erhalten. Er muss dann gegebenenfalls die Verwaltungsvergütung und vorgestreckte Kosten erstatten. Hat dagegen die Verwaltung die Plattformauszahlung erhalten, kann eine Überweisung an den Eigentümer offen sein.
Deshalb trennt das Tool zwei Ergebnisse:
- Wirtschaftlicher Restbetrag: Buchungserlöse nach den erfassten Gebühren, Reinigungskosten, sonstigen Auslagen und der berechneten Verwaltungsvergütung.
- Offener Ausgleich: Betrag, der unter Berücksichtigung tatsächlicher Geldflüsse, vorgestreckter Kosten und bereits geleisteter interner Überweisungen noch zwischen Eigentümer und Verwaltung auszugleichen ist.
Noch ausstehende Plattformauszahlungen und unbezahlte Rechnungen werden zusätzlich angezeigt. Das verhindert, dass offene Forderungen oder Rechnungen versehentlich als bereits erhaltenes beziehungsweise ausgegebenes Geld behandelt werden.
Schritt 1: Unterkunft, Monat und Vereinbarung festlegen
Trage die Unterkunft und den Abrechnungsmonat ein. Namen oder Kürzel für Eigentümer und Verwaltung sind freiwillig. Gästedaten sind für die Berechnung nicht erforderlich; eine Buchungsreferenz genügt.
Der Monat bezeichnet die von dir zusammengestellte Abrechnung. Das Tool prüft keine Check-in-, Check-out- oder Auszahlungsdaten und ordnet Buchungen nicht automatisch einem Monat zu. Verwende eine einheitliche Zuordnung, die zu eurer Vereinbarung passt, und rechne jede Buchung nur einmal ab.
Die Managementprovision gilt für alle Buchungen dieser Abrechnung. Du kannst zwischen drei Grundlagen wählen:
| Provisionsbasis | Rechnung |
|---|---|
| Nach Plattformabzug und Reinigungskosten | Buchungsbetrag − Plattformabzug − tatsächliche Endreinigungskosten |
| Nach Plattformabzug | Buchungsbetrag − Plattformabzug |
| Gesamter Buchungsbetrag | Vollständiger eingetragener Betrag einschließlich enthaltenem Reinigungsentgelt |
Andere Auslagen reduzieren die Provisionsbasis in keiner dieser Varianten. Ist die gewählte Grundlage bei einer Buchung negativ, setzt das Modell die Provision auf 0 €. Es entsteht keine automatische negative Vergütung oder Rückzahlungspflicht.
Die Provision wird für jede Buchung einzeln auf Cent gerundet und anschließend summiert. Das kann um wenige Cent von einer Rechnung abweichen, bei der erst auf die Gesamtsumme des Monats ein Prozentsatz angewendet wird.
Steuern auf die Verwaltung: Auf die berechnete Vergütung wird im Modul keine zusätzliche Umsatzsteuer aufgeschlagen. Falls eure Vereinbarung einen gesonderten Steuerbetrag auf die Verwaltungsleistung vorsieht, muss dieser separat korrekt abgerechnet werden; diese Version bildet ihn nicht automatisch ab. Die Auswertung darf deshalb nicht mit einer vollständigen steuerlichen Rechnung verwechselt werden.
Schritt 2: Buchungen erfassen
Über „Buchung hinzufügen“ kannst du bis zu 100 Buchungen in eine Abrechnung aufnehmen. Für jede Buchung werden folgende Werte benötigt:
| Eingabe | Was gehört hinein? |
|---|---|
| Buchungsreferenz | Eindeutige Kennung, etwa Buchungsnummer oder internes Kürzel |
| Buchungsbetrag inklusive Reinigungsentgelt | Der abzurechnende Betrag nach bereits berücksichtigten Erstattungen und vor dem Plattformabzug |
| Tatsächlicher Plattformabzug | Der zu dieser Buchung gehörende Abzug in Euro laut passender Abrechnung |
| Tatsächliche Endreinigungskosten | Aufwand für die Reinigung, einschließlich Wäsche und Material, soweit er zu diesem Posten gehört |
| Endreinigung bezahlt von | Eigentümer, Verwaltung oder noch offen |
| Bereits an Eigentümer ausgezahlt | Tatsächlich erhaltene Auszahlung nach Plattformabzug |
| Bereits an Verwaltung ausgezahlt | Tatsächlich erhaltene Auszahlung nach Plattformabzug |
Das Reinigungsentgelt, das der Gast bezahlt, ist bereits im Buchungsbetrag enthalten. Die tatsächlichen Reinigungskosten werden zusätzlich als Ausgabe erfasst. Diese beiden Werte erfüllen unterschiedliche Funktionen und dürfen nicht miteinander verwechselt werden.
Der Plattformabzug wird als tatsächlicher Eurobetrag eingetragen. So musst du hier keinen vermeintlich allgemeingültigen Prozentsatz verwenden. Die Gebühren müssen zu demselben, bereits um berücksichtigte Erstattungen korrigierten Buchungsbetrag passen.
Nicht als eigenen Erlös zu behandelnde Beträge wie rückzahlbare Kautionen gehören nicht in den Buchungsbetrag. Auch fremde Steuer- oder Abgabenposten werden vom Modul nicht automatisch erkannt oder abgegrenzt.
Erhaltene Auszahlungen richtig zuordnen
Öffne in der jeweiligen Buchung „Erhaltene Auszahlungen erfassen“. Dort kannst du den bereits erhaltenen Betrag dem Eigentümer, der Verwaltung oder anteilig beiden zuordnen.
Bei einer vollständigen Auszahlung helfen zwei Schaltflächen:
- Vollständig an Eigentümer: Trägt den gesamten Betrag nach Plattformabzug beim Eigentümer ein und setzt den Verwaltungsbetrag auf 0 €.
- Vollständig an Verwaltung: Trägt den gesamten Betrag nach Plattformabzug bei der Verwaltung ein und setzt den Eigentümerbetrag auf 0 €.
Verwende diese Schaltflächen nur, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist. Sie ersetzen beide Empfängerangaben. Bei einer Teilzahlung trägst du die tatsächlichen Beträge manuell ein.
Die Summe beider empfangener Auszahlungen darf den Betrag nach Plattformabzug nicht überschreiten. Die Differenz wird als noch ausstehende Plattformauszahlung ausgewiesen. Neue Buchungen starten mit 0 € erhaltenen Auszahlungen, damit erwartetes Geld nicht unbemerkt als eingegangen gilt.
Was gilt bei Erstattungen?
Diese Version führt keine getrennte Erstattungsbuchhaltung. Trage aufeinander abgestimmte Beträge nach den bereits berücksichtigten Erstattungen ein. Bereits erhaltene Auszahlungen müssen entsprechend um tatsächlich zurückgezahlte Beträge korrigiert sein. Komplexe Rückbelastungen, negative Plattformsalden oder noch nicht vollzogene Rückzahlungen werden nicht separat abgebildet.
Schritt 3: Zusätzliche Auslagen eintragen
Im Bereich „Sonstige Auslagen“ erfasst du zusätzliche Kosten, die in dieser Abrechnung vom Eigentümer zu tragen sind, etwa Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen. Pro Auslage sind Beschreibung beziehungsweise Belegreferenz, Betrag und Zahlungsstatus nötig.
| Zahlungsstatus | Wirkung im Tool |
|---|---|
| Eigentümer | Ausgabe mindert seinen wirtschaftlichen Restbetrag; keine Erstattung an die Verwaltung |
| Verwaltung | Ausgabe mindert den Restbetrag und wird als vorgestreckte Ausgabe mit der Verwaltung verrechnet |
| Noch offen | Ausgabe mindert den Restbetrag, wird aber nicht als bereits von der Verwaltung bezahlt behandelt |
Endreinigungen und Plattformabzüge aus den Buchungen nicht nochmals hier erfassen. Auch die automatisch berechnete Managementprovision gehört nicht erneut in die Auslagenliste.
Eine einzelne Auslagenposition hat genau einen Zahler. Eine sonstige Rechnung, die zum Teil bezahlt und zum Teil offen ist, kannst du in getrennte Positionen mit nachvollziehbaren Belegzusätzen aufteilen. Bei Endreinigungen ist in dieser Version je Buchung nur ein Zahlungsstatus für den gesamten Reinigungsbetrag vorgesehen. Teilweise oder von beiden Seiten bezahlte Endreinigungen sind damit nicht vollständig abbildbar.
Schritt 4: Bereits erfolgte Überweisungen berücksichtigen
Im Zusatzbereich werden Überweisungen zwischen Eigentümer und Verwaltung erfasst:
- Was hat der Eigentümer bereits an die Verwaltung überwiesen?
- Was hat die Verwaltung bereits an den Eigentümer überwiesen?
- Gibt es einen noch offenen Saldo aus einer früheren Abrechnung?
Hier gehören nur interne Ausgleichszahlungen hinein. Eine Zahlung des Eigentümers an eine Reinigungskraft steht bei der Reinigung. Eine Plattformauszahlung steht bei der jeweiligen Buchung. Werden dieselben Zahlungen zusätzlich im Überweisungsbereich eingetragen, würden sie doppelt berücksichtigt.
Beim Vortrag gilt eine klare Vorzeichenregel:
- Positiv: Der Eigentümer schuldet der Verwaltung noch Geld.
- Negativ: Die Verwaltung schuldet dem Eigentümer noch Geld.
Ein Vortrag verändert den offenen Ausgleich, aber nicht den wirtschaftlichen Restbetrag der aktuell erfassten Buchungen. Übernimm jeden alten Saldo nur einmal. Bereits im Vortrag berücksichtigte Zahlungen nicht nochmals als aktuelle Überweisung abziehen.
Beispiel: Die Plattform zahlt direkt an den Eigentümer
Eine Verwaltung betreut eine Ferienwohnung für 25 % des Betrags nach Plattformabzug und tatsächlicher Endreinigung. Im Beispiel werden zwei Buchungen abgerechnet:
| Position | Buchung 001 | Buchung 002 |
|---|---|---|
| Buchungsbetrag einschließlich Reinigungsentgelt | 850,00 € | 620,00 € |
| Tatsächlicher Plattformabzug | 131,75 € | 96,10 € |
| An Eigentümer ausgezahlt | 718,25 € | 523,90 € |
| Tatsächliche Endreinigungskosten | 60,00 € | 60,00 € |
| Endreinigung bezahlt von | Verwaltung | Verwaltung |
| Provisionsbasis | 658,25 € | 463,90 € |
| Verwaltungsvergütung, 25 % je Buchung | 164,56 € | 115,98 € |
Zusätzlich hat die Verwaltung ein Türschloss für 85 € bezahlt. Der Eigentümer hat eine Klimaanlagen-Reparatur für 120 € selbst bezahlt. Beide Ausgaben werden in der Abrechnung berücksichtigt.
Daraus ergibt sich:
| Wirtschaftliche Aufteilung | Betrag |
|---|---|
| Buchungsbeträge gesamt | 1.470,00 € |
| Abzüglich Plattformabzüge | −227,85 € |
| Abzüglich Endreinigungskosten | −120,00 € |
| Abzüglich sonstiger Auslagen | −205,00 € |
| Abzüglich Verwaltungsvergütung | −280,54 € |
| Wirtschaftlicher Restbetrag des Eigentümers | 636,61 € |
Dieser Restbetrag ist nicht die noch an den Eigentümer zu überweisende Summe. Er hat die Plattformauszahlungen von insgesamt 1.242,15 € bereits erhalten.
Die Verwaltung hat dagegen folgende Ansprüche beziehungsweise vorgestreckten Kosten im Modell:
| Noch mit der Verwaltung abzurechnen | Betrag |
|---|---|
| Verwaltungsvergütung | 280,54 € |
| Von Verwaltung bezahlte Endreinigungen | 120,00 € |
| Von Verwaltung bezahltes Türschloss | 85,00 € |
| Eigentümer an Verwaltung | 485,54 € |
Nach seiner selbst bezahlten Reparatur und dem Ausgleich verbleiben dem Eigentümer:
1.242,15 € − 120,00 € − 485,54 € = 636,61 €
Damit stimmen wirtschaftliche Aufteilung und Zahlungswege überein.
Was ändert sich, wenn die Verwaltung die Plattformauszahlungen erhält?
Bleiben alle Buchungen und Kosten gleich, erhält aber die Verwaltung die gesamten 1.242,15 €, kehrt sich die Zahlungsrichtung um.
Die Verwaltung verrechnet ihre Vergütung von 280,54 € sowie die von ihr bezahlten Reinigungen und das Türschloss von zusammen 205 €. Sie muss danach 756,61 € an den Eigentümer weitergeben.
Der Eigentümer hat die Reparatur von 120 € bereits selbst bezahlt. Damit verbleiben auch hier wirtschaftlich 636,61 €.
Der Zahlungsweg verändert also den offenen Ausgleich, nicht den wirtschaftlichen Ertrag derselben erfassten Buchungen und Kosten.
Teilzahlungen und noch offene Rechnungen
Nur ein Teil der Plattformauszahlung ist eingegangen
Angenommen, bei Buchung 001 gehen 200 € an den Eigentümer und 300 € an die Verwaltung. Von den 718,25 € nach Plattformabzug sind dann 218,25 € noch ausstehend.
Der wirtschaftliche Restbetrag der beiden Beispielbuchungen bleibt unverändert. Der offene interne Ausgleich sinkt jedoch auf 185,54 € vom Eigentümer an die Verwaltung, weil diese bereits 300 € erhalten hat.
Die berechnete Provision entsteht im Modell auf Basis der erfassten Buchungen, unabhängig vom Zahlungseingang. Ob und wann sie tatsächlich zu zahlen ist, legt das Tool nicht fest. Wenn die Vergütung erst nach Zahlungseingang fällig wird, muss das bei der Verwendung des Ergebnisses berücksichtigt werden.
Eine Reinigung ist noch nicht bezahlt
Wurde eine Reinigung von 60 € noch nicht bezahlt, wird sie weiterhin als Kostenposition angesetzt. Sie erscheint zusätzlich unter unbezahlten Fremdrechnungen. Die Verwaltung bekommt dafür aber noch keine Erstattung als vorgestreckte Ausgabe.
Im Ausgangsbeispiel sinkt der offene Ausgleich an die Verwaltung dadurch von 485,54 € auf 425,54 €. Die 60 € sind separat noch an den Reinigungsdienst zu zahlen. Sobald eine Seite bezahlt, wird der Zahlungsstatus entsprechend geändert und die Abrechnung neu berechnet.
Der Eigentümer hat bereits einen Teil überwiesen
Überweist der Eigentümer im Ausgangsbeispiel bereits 200 € an die Verwaltung und wird diese Zahlung im Überweisungsbereich eingetragen, verbleiben 285,54 € als offener Ausgleich. Die Verwaltungsvergütung selbst bleibt 280,54 €; eine Zahlung verändert ihre Höhe nicht.
Drucken, PDF, CSV und bearbeitbare Datei
Drucken und als PDF speichern
Nach der Berechnung öffnen die beiden Schaltflächen eine separate Berichtansicht und den Druckdialog des Browsers. Dort wählst du einen Drucker oder „Als PDF speichern“ beziehungsweise die PDF-Funktion deines Geräts.
Der Bericht enthält die wirtschaftliche Aufteilung, den offenen Ausgleich, alle Buchungen, Kosten und Zahlungsstände sowie die Grundeinstellungen. Für breite Buchungstabellen ist A4 im Querformat vorgesehen. Zusätzliche Browser-Kopf- und Fußzeilen lassen sich in den Druckeinstellungen ausschalten.
Wenn das neue Fenster blockiert wird, zeigt das Tool eine Meldung. Erlaube die Berichtansicht für diese Seite und versuche es erneut. Sollte der Druckdialog nicht automatisch erscheinen, steht im Bericht eine weitere Schaltfläche zum Öffnen bereit.
CSV für Tabellenprogramme
Der CSV-Export enthält Buchungen, Auslagen und Ergebniswerte. Er verwendet Semikolon als Trennzeichen, Dezimalkomma und UTF-8 mit Kennzeichnung für gängige Tabellenprogramme. Falls das Programm die Spalten nicht automatisch trennt, verwende dessen CSV-Import und wähle diese Einstellungen.
Textwerte, die als Tabellenformeln interpretiert werden könnten, erhalten im Export einen schützenden Textpräfix. Der CSV-Export ist eine Auswertung; er kann nicht wieder in das Tool importiert werden.
Bearbeitbare Planungsdatei
Die JSON-Planungsdatei enthält die Eingaben und kann später wieder geladen werden. So lassen sich getrennte Dateien für unterschiedliche Unterkünfte und Abrechnungsmonate aufbewahren. Nach dem Import muss die Abrechnung erneut berechnet werden.
Der Dateiname enthält den Monat. Für mehrere Unterkünfte empfiehlt es sich, den heruntergeladenen Dateinamen um die Unterkunft zu ergänzen. Die PDF enthält dagegen den fertigen, lesbaren Bericht und dient nicht zum Wiederimport.
Lokal auf dem Gerät speichern
Auf Wunsch speichert das Modul einen Entwurf im Browser. Ein erneutes Speichern ersetzt den vorherigen Entwurf. Es gibt keine automatische Synchronisierung zwischen Geräten und keine automatische Speicherung während der Eingabe.
Browserdaten können gelöscht werden, und private Browsermodi können die Speicherung einschränken. Eine heruntergeladene JSON-Datei ist deshalb die geeignete zusätzliche Sicherung. Eigentümer- und Verwaltungsnamen sind freiwillig; Kürzel sind für die Funktion ausreichend.
Häufige Fragen
Ist das eine vollständige Verwaltungssoftware?
Nein. Das Modul hilft bei der nachvollziehbaren Aufteilung und Verrechnung ausgewählter Buchungen einer Unterkunft. Es führt keine Belegablage, Bankanbindung, automatische Kalenderzuordnung oder laufende Buchhaltung.
Muss der Eigentümer die Plattformauszahlungen erhalten?
Nein. Du kannst pro Buchung Zahlungen an den Eigentümer, an die Verwaltung oder an beide erfassen. Der offene Ausgleich passt sich entsprechend an.
Kann ich eine Direktbuchung erfassen?
Ja. Verwende den abzurechnenden Buchungsbetrag und trage den tatsächlichen Zahlungs- oder Vermittlungsabzug ein. Wenn es keinen solchen Abzug gibt, verwende 0 €. Die erhaltenen Beträge ordnest du ebenfalls den tatsächlichen Empfängern zu.
Warum wird die Reinigung im Buchungsbetrag und als Kostenposition berücksichtigt?
Das enthaltene Reinigungsentgelt ist eine Einnahme vom Gast. Die tatsächliche Reinigung ist eine Ausgabe. Der Buchungsbetrag muss das Gästeentgelt bereits enthalten; es wird im Tool nicht zusätzlich aufgeschlagen.
Warum wird die Provision nicht einfach auf die gesamte Monatssumme berechnet?
Die gewählte Basis wird je Buchung ermittelt, auf mindestens 0 € begrenzt und die Provision je Buchung auf Cent gerundet. Dadurch bleiben die Einzelbuchungen nachvollziehbar. Eine vertraglich abweichende Rundungsmethode kann ein geringfügig anderes Monatsergebnis ergeben.
Kann ich unterschiedliche Provisionssätze je Buchung verwenden?
In dieser Version gilt ein Satz für die gesamte Abrechnung. Buchungen mit unterschiedlichen Vereinbarungen müssen getrennt abgerechnet werden oder benötigen eine Erweiterung des Moduls.
Kann ich Rücklagen, Kautionen oder treuhänderisch gehaltene Gelder verrechnen?
Dafür gibt es in dieser Version keine gesonderten Konten oder Rücklagenbuchungen. Solche Beträge sollten nicht ersatzweise als Einnahme oder Ausgabe eingetragen werden, weil das den wirtschaftlichen Restbetrag verfälschen kann.
Was bedeutet ein negativer Saldo?
Im Ausgleich bedeutet ein negativer Saldo, dass die Verwaltung dem Eigentümer Geld weitergeben muss. Ein negativer wirtschaftlicher Restbetrag hat eine andere Bedeutung: Die erfassten Kosten übersteigen die Einnahmen nach Plattformabzug.
Wie gehe ich mit späteren Zahlungen um?
Lade die ursprüngliche JSON-Datei, ergänze Zahlungseingänge, geänderte Kostenstatus und bereits erfolgte interne Ausgleichszahlungen und berechne neu. Die Auswertung ist eine aktualisierte Momentaufnahme derselben Posten. Rechne dieselbe vollständige Buchung nicht erneut in einem Folgemonat als neuen Erlös ab.
Bei Übernahme eines Vormonatssaldos müssen die ursprünglichen offenen Positionen abgestimmt sein. Das Modul führt keinen automatischen periodenübergreifenden Forderungsabgleich.
Ist der wirtschaftliche Restbetrag der Gewinn des Eigentümers?
Nur die eingetragenen Posten sind berücksichtigt. Nicht erfasste Fixkosten, Finanzierung, sonstige Ausgaben oder Steuern fehlen. Deshalb bezeichnet das Tool das Ergebnis als wirtschaftlichen Restbetrag und nicht als vollständigen Gewinn.
Ist der Ausdruck eine Rechnung über die Verwaltungsleistung?
Nein. Er enthält keine vollständige steuerliche Rechnungslogik. Steuerbeträge, Pflichtangaben und rechtliche Rechnungsanforderungen werden nicht automatisch ergänzt. Für eine erforderliche Rechnung über die Verwaltungsleistung ist die dafür vorgesehene Abrechnung separat zu erstellen.
Werden die Eingaben an einen Server gesendet?
Das Modul selbst berechnet die Ergebnisse im Browser und überträgt die Eingaben nicht. Lokales Speichern erfolgt nur nach deinem Klick. Davon unabhängig können andere Dienste auf der Website eingebunden sein; diese Aussage beschreibt ausschließlich das hier gelieferte Modul.
Passende weitere Tools
- Der Provisionsrechner eignet sich für eine schnelle Einzelberechnung.
- Mit dem Reinigungskosten-Rechner kalkulierst du die Kosten je Gästewechsel.
- Der Booking.com-Rechner hilft beim Verständnis der Plattformabzüge.
- Der Stromkosten-Rechner berechnet den Verbrauch eines Aufenthalts. Eine tatsächliche Gastabrechnung für Strom wird von diesem Eigentümermodul nicht automatisch übernommen.
Berechnungsstand: 13. Oktober 2026. Die Ergebnisse beruhen auf den eingegebenen Buchungen, Zahlungsständen und der gewählten Provisionsbasis. Zahlungsfälligkeit und steuerliche Behandlung werden nicht ermittelt.