Reinigungs- und Gästewechselplaner für Ferienwohnungen

Bei mehreren Gästewechseln am selben Tag reicht eine Liste mit Abreisen oft nicht aus. Entscheidend ist, wann jede Unterkunft zugänglich wird, wer die Reinigung übernimmt und ob vor dem nächsten Check-in noch genügend Zeit für die Abschlusskontrolle bleibt.

Mit dem Reinigungs- und Gästewechselplaner stellst du deinen Tagesablauf zusammen. Du erfasst Unterkünfte, Abreise- und Anreisezeiten, Reinigungsteams und den geschätzten Zeitbedarf. Der Planer zeigt Überschneidungen, fehlende Wechselpuffer und offene Vorbereitungen an. Du kannst Startzeiten selbst festlegen oder Vorschläge für die bereits zugewiesenen Teams erstellen lassen. Den Gesamtplan und einzelne Teampläne kannst du drucken oder als PDF speichern.

Was kann der Reinigungs- und Gästewechselplaner?

Der Planer verbindet die wichtigsten Informationen eines Wechseltags: frühester Zugang zur Unterkunft, nächste Anreise am selben Tag, zuständiges Team, geplanter Reinigungsbeginn und Dauer. Eine zusätzliche Zeit für Abschlusskontrolle und letzte Vorbereitungen wird auf jeden Einsatz aufgeschlagen.

Die Auswertung zeigt, wann eine Unterkunft nach deinen Angaben fertig wäre. Sie prüft, ob ein Team gleichzeitig an mehreren Orten eingeplant ist, ob zwischen zwei Einsätzen ausreichend Wechselzeit bleibt und ob ein Einsatz innerhalb der angegebenen Arbeitszeit liegt. Eine eingetragene feste Teampause wird ebenfalls berücksichtigt.

Neben der Zeitplanung kannst du bestätigen, ob Zugang, saubere Wäsche und Material bereitstehen. Diese Angaben helfen dir, praktische Hindernisse zu erkennen, bevor das Reinigungsteam vor der Tür steht.

Der Planer unterstützt bis zu 30 Unterkünfte und acht Teams pro Tag. Er ist eine manuelle Planungshilfe: Buchungen, Kalender, Personalverfügbarkeit und Materialbestände werden nicht automatisch aus anderen Systemen geladen.

Welche Eingaben gehören in den Planer?

Datum und Abschlusskontrolle

Lege zunächst den Tag fest, für den du planst. Alle Uhrzeiten beziehen sich auf diesen Tag und auf die lokale Zeit deiner Unterkünfte. Der Planer nimmt keine Umrechnung zwischen Zeitzonen vor.

Für die Abschlusskontrolle kannst du eine feste Minutenzahl je Unterkunft hinterlegen. Dazu können beispielsweise die Kontrolle von Bad und Küche, das Prüfen der Betten, das Auffüllen letzter Verbrauchsmaterialien oder die Dokumentation des fertigen Zustands gehören.

Diese Minuten werden zusätzlich zur Reinigungsdauer eingeplant. In diesem Modell erledigt sie dasselbe Team; es ist währenddessen noch nicht für den nächsten Einsatz verfügbar. Wenn eine andere Person die Abnahme übernimmt, musst du deren Verfügbarkeit separat koordinieren.

Reinigungsteams

Ein Team kann eine einzelne Reinigungskraft oder eine feste Gruppe aus mehreren Personen sein. Du hinterlegst einen eindeutigen Namen, Personenanzahl, Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Optional kannst du eine feste Pause mit Beginn und Dauer eintragen.

Der Wechselpuffer gilt zwischen zwei Einsätzen desselben Teams. Er soll Fahrzeit und Übergang abdecken. Ein Team, das um 13:15 Uhr fertig wird und 20 Minuten Wechselpuffer benötigt, kann frühestens um 13:35 Uhr mit dem nächsten Einsatz beginnen – vorausgesetzt, dazwischen liegt keine feste Pause.

Pausenzeit wird nicht als verfügbarer Wechselpuffer gezählt. Eine weitere Abwesenheit, die Anfahrt zum ersten Einsatz und die Rückfahrt nach dem letzten Einsatz sind nicht automatisch eingeplant. Wenn mehrere Teams teilweise aus denselben Personen bestehen, erkennt das Tool diese personelle Überschneidung nicht. Verwende deshalb eindeutige, voneinander unabhängige Teams.

Der optionale Stundensatz bezieht sich auf eine Person. Bei einem Team aus zwei Personen wird die Arbeitszeit vor Ort für beide Personen angesetzt. Preis 0 bedeutet, dass für das Team kein Kostenansatz berechnet wird.

Unterkünfte und Gästewechsel

Für jede Unterkunft erfasst du:

• Abreise / frühester Zugang: Ab wann das Team tatsächlich hinein und beginnen kann.
• Heutige Anreise: Bis wann die Unterkunft fertig sein muss. Bleibt sie heute leer, lässt du das Feld frei.
• Zuständiges Team: Wer den Einsatz übernimmt; fehlende Zuweisungen werden markiert.
• Geplanter Reinigungsbeginn: Die gewünschte Startzeit oder später ein berechneter Vorschlag.
• Reinigungsdauer: Die geschätzte verstrichene Zeit, ohne die separat eingeplante Abschlusskontrolle.
• Anreisende Gäste: Eine Information für die Vorbereitung; daraus wird keine zusätzliche Reinigungsdauer berechnet.
• Bereitschaft und Aufgaben: Zugang, Wäsche, Material sowie Hinweise zur konkreten Unterkunft.

Verwende für jede Unterkunft einen eindeutigen Namen. Der Planer bildet einen zusammenhängenden Einsatz je Unterkunft und Tag ab. Unterschiedliche Besuche derselben Unterkunft oder zusätzliche Arbeiten durch ein zweites Team müssen außerhalb dieses Tagesplans koordiniert werden.

War die Unterkunft bereits gestern leer, trägst du als frühesten Zugang die gewünschte früheste Uhrzeit am Planungstag ein. Beginnt die nächste Buchung erst morgen, bleibt die heutige Anreisezeit leer. Reinigungseinsätze über Mitternacht sind in diesem Tagesmodell nicht vorgesehen.

Reinigungsdauer und Personstunden sind unterschiedliche Werte

Die Reinigungsdauer beschreibt, wie lange das eingetragene Team die Unterkunft voraussichtlich bearbeitet. Wenn du die Teamgröße von einer auf zwei Personen änderst, halbiert der Planer diese Dauer nicht automatisch.

Das ist bewusst so: Zwei Personen können bestimmte Arbeiten parallel erledigen, andere Arbeitsschritte lassen sich weniger gut aufteilen. Trage deshalb eine Reinigungsdauer ein, die zu Unterkunft, Zustand und Team passt.

Für den Kostenansatz wird die geplante Zeit vor Ort mit der Teamgröße multipliziert:

Zeit vor Ort = Reinigungsdauer + Abschlusskontrolle
Fertigstellung = geplanter Beginn + Zeit vor Ort
Personstunden = Zeit vor Ort in Minuten × Teamgröße / 60
Kostenansatz = Personstunden × Stundensatz pro Person

Reinigen zwei Personen 90 Minuten und benötigen anschließend gemeinsam 15 Minuten für die Abschlusskontrolle, entstehen 105 Minuten Teamzeit beziehungsweise 3,5 Personstunden. Bei 25 € je Personstunde beträgt der Kostenansatz 87,50 €.

Dieser Ansatz enthält weder bezahlte Fahrten noch Wechselpuffer, Wartezeit, Material oder Zuschläge. Er ist deshalb keine vollständige Reinigungskostenabrechnung. Alle Stundensätze werden so verwendet, wie du sie eingibst; Umsatzsteuer wird nicht automatisch hinzugefügt oder herausgerechnet.

Welche Konflikte werden angezeigt?

Der Planer markiert einen Einsatz, wenn die Teamzuweisung oder Startzeit fehlt, der Beginn vor dem frühesten Zugang liegt oder die angegebenen Teamarbeitszeiten nicht eingehalten werden.

Er erkennt außerdem Überschneidungen mit der festen Teampause, zeitgleiche Einsätze desselben Teams und zu kurze Wechselpuffer. Endet Reinigung einschließlich Kontrolle nach der eingetragenen heutigen Anreise, wird die Verspätung in Minuten angezeigt.

Auch fehlende Bestätigungen für Zugang, Wäsche und Material erscheinen bei der betreffenden Unterkunft. Die Kennzahl „Mit offenen Punkten“ zählt die betroffenen Unterkünfte, nicht die Anzahl aller Einzelmeldungen. Ein Konflikt zwischen zwei Einsätzen kann deshalb bei beiden Unterkünften stehen.

„Zeitlich passend“ bedeutet nur, dass anhand der eingetragenen Daten keine Konflikte erkannt wurden und die Bereitschaftsfelder bestätigt sind. Die tatsächliche Unterkunft ist damit noch nicht automatisch gereinigt oder für Gäste freigegeben.

Wie funktionieren die Startzeitvorschläge?

Die Funktion „Startzeiten vorschlagen“ behält deine Teamzuweisungen bei. Innerhalb jedes Teams werden Einsätze mit der frühesten heutigen Anreise zuerst betrachtet. Einsätze ohne heutige Anreise folgen danach. Bei gleicher Anreisezeit wird der frühere Zugang bevorzugt.

Für jeden Einsatz wird ein Beginn gesucht, der nach dem Arbeitsbeginn und dem frühesten Zugang liegt. Frühere Einsätze, Wechselpuffer und die feste Teampause werden dabei berücksichtigt. Eine Reinigung wird nicht in mehrere Abschnitte aufgeteilt, sondern bei einer Überschneidung vollständig nach die Pause verschoben.

Die Vorschläge sind eine einfache Reihenfolgeplanung. Sie berücksichtigen keine Straßenrouten, keine Live-Verkehrsdaten und keine unterschiedlichen Fahrzeiten zwischen einzelnen Unterkünften. Sie verteilen Einsätze auch nicht auf andere Teams um und suchen nicht sämtliche möglichen Reihenfolgen nach der besten Lösung durch.

Ein Vorschlag kann deshalb weiterhin nach dem Check-in oder außerhalb der Teamarbeitszeit enden. Solche Konflikte bleiben in der Auswertung sichtbar. Wenn ein Einsatz in der vorgeschlagenen Reihenfolge nicht vollständig innerhalb des Tages untergebracht werden kann, bleibt seine Startzeit leer und wird als offen markiert.

Prüfe nach dem Vorschlag die Übersicht. Mögliche Anpassungen sind eine andere Teamzuweisung, eine andere manuelle Reihenfolge oder eine mit den Beteiligten abgestimmte Anreisezeit. Kürze die Reinigungsdauer nur dann, wenn das praktisch auch umsetzbar ist.

Beispiel: Drei Gästewechsel mit zwei Teams

Im Beispiel werden drei Unterkünfte vorbereitet. Team Anna besteht aus einer Person, Team Maria aus zwei Personen. Beide Teams arbeiten von 09:00 bis 17:00 Uhr; der Wechselpuffer beträgt jeweils 20 Minuten. Eine feste Pause ist in diesem Rechenbeispiel noch nicht eingetragen. Pro Unterkunft sind zusätzlich 15 Minuten Abschlusskontrolle eingeplant.

Unterkunft	Team	Zugang ab	Beginn	Reinigung	Fertig inkl. Kontrolle	Anreise
PG2-205	Team Maria	10:00	10:00	90 Min.	11:45	14:00
PG4-104	Team Anna	11:00	11:00	120 Min.	13:15	15:00
PG4-204	Team Anna	11:00	13:35	60 Min.	14:50	15:00

Zwischen den beiden Einsätzen von Team Anna bleiben genau 20 Minuten. Die zweite Unterkunft ist zehn Minuten vor der Anreise fertig. Das passt nach den eingetragenen Daten, lässt aber wenig Spielraum für ungeplante Zusatzarbeit.

Team Anna hat insgesamt 210 Minuten vor Ort, also 3,5 Personstunden. Team Maria arbeitet 105 Minuten mit zwei Personen und kommt ebenfalls auf 3,5 Personstunden. Zusammen sind das sieben Personstunden und bei jeweils 25 € ein Kostenansatz von 175 €. Der Wechselpuffer wird dabei nicht bepreist.

Die Unterkunftsnamen, Zeiten und Stundensätze sind editierbare Beispiele, keine übernommenen echten Buchungen oder Personalpläne.

Beispiel: Eine frühere Anreise verändert die Reihenfolge

Wenn sich die Anreise für PG4-204 von 15:00 Uhr auf 14:30 Uhr verschiebt, wird die ursprünglich geplante Fertigstellung um 14:50 Uhr zu spät. Der Planer zeigt eine Überschreitung von 20 Minuten.

Mit den Beispielwerten kann eine andere Reihenfolge helfen: PG4-204 wird zuerst von 11:00 bis 12:15 Uhr vorbereitet. Nach 20 Minuten Wechselpuffer beginnt PG4-104 um 12:35 Uhr und ist um 14:50 Uhr fertig. Damit passen beide Einsätze wieder vor die jeweilige Anreise.

Der Startzeitvorschlag berücksichtigt diese frühere Anreise bei der Reihenfolge. Sind dagegen eine feste Pause oder längere Reinigungszeiten eingetragen, kann ein Konflikt bestehen bleiben. Eine passende Reihenfolge ersetzt keine ausreichende Personal- und Zeitkapazität.

Zugang, Wäsche und Material rechtzeitig klären

Ein freies Zeitfenster hilft wenig, wenn der Schlüssel fehlt oder saubere Bettwäsche noch bei der Wäscherei liegt. Die drei Bereitschaftsfelder sind deshalb Teil jedes Einsatzes.

Bestätige sie nur, wenn die Voraussetzungen für diesen Gästewechsel tatsächlich geklärt sind. Bei neu hinzugefügten Unterkünften sind die Felder zunächst offen. Im voreingestellten Beispiel sind sie bereits bestätigt, damit du einen vollständigen Musterplan sehen kannst.

Nutze das Aufgabenfeld für konkrete Hinweise, beispielsweise die Zahl vorzubereitender Betten, zusätzliche Balkonreinigung oder eine notwendige Kontrolle nach einer Reparatur. Trage keine Zugangscodes, vollständigen Gästedaten oder andere unnötige persönliche Informationen ein. Der ausgedruckte Teamplan soll als Arbeitsübersicht weitergegeben werden können.

Tagesplan und Teamplan drucken oder als PDF speichern

„Tagesplan drucken“ öffnet die vollständige Übersicht in einem separaten Druckfenster. Sie enthält die Einsätze, Teamauslastung, Kostenansätze und offenen Punkte. Über „Als PDF speichern“ öffnest du dieselbe Ansicht und wählst im Druckdialog die PDF-Option deines Browsers oder Betriebssystems.

Für die operative Arbeit kannst du ein Team auswählen und einen separaten Arbeitsplan ausgeben. Dieser enthält nur die zugewiesenen Einsätze des Teams, Zeiten, Aufgaben und offene Punkte. Stundensätze und Kosten werden im Teamplan nicht angezeigt. Am Ende gibt es eine kurze Abschlusscheckliste und Platz für eine Rückmeldung.

Die Abschlusscheckliste auf dem Ausdruck dient der manuellen Verwendung. Es gibt keine digitale Erledigt-Meldung, keinen Versand an das Team und keine automatische Rückmeldung an den Gastgeber. Nach Änderungen an den Eingaben muss der Plan erneut geprüft werden, bevor die aktuelle Druckansicht bereitsteht.

Pläne speichern und später wieder verwenden

Mit „In diesem Browser speichern“ legst du die aktuellen Eingaben lokal ab. Es wird ein Plan gespeichert; ein erneutes Speichern ersetzt diesen lokalen Stand.

Für mehrere Tage kannst du die Eingaben als JSON-Dateien herunterladen. Der vorgeschlagene Dateiname enthält das Planungsdatum. Bei mehreren Plänen für denselben Tag solltest du eindeutige eigene Dateinamen vergeben. Import und Laden übernehmen das gespeicherte Datum; kontrolliere es, wenn du einen älteren Plan als Vorlage nutzt.

Eine Datei enthält die Planungseingaben, nicht eine unveränderliche Auswertung. Nach dem Import wird der Plan neu berechnet. Die Browserversion und die heruntergeladene Datei gleichen sich nicht automatisch ab. Wenn du später etwas änderst, speichere den gewünschten neuen Stand erneut.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Reinigungskräfte einplanen?

Ja. Du kannst bis zu acht Teams anlegen. Ein Team kann aus einer Person oder mehreren gemeinsam arbeitenden Personen bestehen. Jede Unterkunft wird einem Team zugeordnet. Dieselbe Person sollte nicht gleichzeitig in mehreren Teams geführt werden.

Erkennt der Planer Doppelbelegungen?

Er erkennt zeitgleiche Einsätze desselben Teams, einschließlich der zusätzlichen Abschlusskontrolle. Auch ein zu kurzer Wechselpuffer oder eine Überschneidung mit der eingetragenen festen Pause wird angezeigt. Personelle Überschneidungen zwischen unterschiedlich benannten Teams kann er nicht erkennen.

Werden Fahrzeiten automatisch berechnet?

Nein. Du trägst pro Team einen Wechselpuffer ein, der zwischen den Einsätzen berücksichtigt wird. Es gibt keine Routenberechnung. Wenn einzelne Wege länger dauern, passe die Startzeiten manuell an oder plane einen ausreichend großen Puffer.

Was passiert, wenn die Reinigung länger dauert als das Zeitfenster?

Der Planer zeigt an, wenn die Unterkunft erst nach der heutigen Anreise fertig wäre. Du kannst die Reihenfolge oder Teamzuweisung ändern und erneut prüfen. Die Funktion garantiert keine konfliktfreie Lösung und ändert keine tatsächlichen Check-in-Vereinbarungen.

Halbiert sich die Reinigungsdauer bei zwei Personen?

Nein. Die Dauer bleibt ein eigener Erfahrungswert für das jeweilige Team. Die Personenanzahl wirkt auf die berechneten Personstunden und den Kostenansatz. Ändere bei einer anderen Teamgröße auch die geplante Dauer, wenn sich der Arbeitsablauf entsprechend verändert.

Muss heute eine neue Anreise stattfinden?

Nein. Lasse das Feld für die heutige Anreise leer, wenn die Unterkunft an diesem Tag nicht erneut belegt wird. Der Einsatz wird weiterhin auf Arbeitszeiten, Pause, Zugang und Überschneidungen geprüft.

Kann jedes Team einen eigenen Ausdruck bekommen?

Ja. Wähle in der Auswertung das gewünschte Team aus und öffne dessen Arbeitsplan. Er enthält nur die zugewiesenen Unterkünfte, Aufgaben und Hinweise. Stundensätze und Kosten des Gesamtplans werden nicht mitgedruckt.

Kann ich den Plan als PDF speichern?

Ja. Nutze die PDF-Taste beziehungsweise die Druckfunktion und wähle im Druckdialog „Als PDF speichern“. Sowohl der Gesamtplan als auch einzelne Teampläne lassen sich so als PDF ablegen.

Werden meine Buchungen oder Nachrichten automatisch übertragen?

Nein. Der Planer lädt keine Buchungen und sendet keine Nachrichten. Du erfasst die Daten manuell und kannst die erstellten Dateien anschließend selbst weitergeben. Das Modul selbst sendet deine Eingaben nicht an BnBnow.